Die Organisation einer Fachausstellung ist ein eigenes Spezialgebiet. MAW bietet jahrzehntelange Erfahrung in dieser Kernkompetenz: spezielles Fachwissen, hervorragende Firmenkontakte, gute Zusammenarbeit mit den Kongresshäusern und Behörden sowie ein eigens geschultes Werbe- und Organisations-Team.

Leistungen

Finden Sie alle aktuellen Kongresse als Übersicht in unserem Kongresskalender.

Die Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Bewerbung einer Fachausstellung sind:

  • ein engagiertes Werbe- und Verkaufsteam, das aktiv potentielle Aussteller persönlich kontaktiert und ihnen die Vorteile des jeweiligen Kongresses näher bringt
  • eine große und laufend gewartete Datenbank mit relevanten Kontaktpersonen im In- und Ausland in den verschiedenen Fachgebieten
  • langjährige und gute persönliche Kontakte mit der Industrie

MAW hat diese Kompetenzen bereits seit Jahrzehnten und trägt so zum Erfolg vieler Kongresse bei!

… die damit verbundenen „To Do´s“ kurz zusammengefasst: Ausstellungskonzept und Zeitplan, Adress-Recherchen, Einladungsbroschüren und Vertragsformulare, laufender Kontakt mit den Firmen, Verträge mit der Industrie sowie Verrechnung und Verwaltung der eingehenden Gelder, Reports, klare und transparente Abrechnung mit dem Kongressveranstalter.

Auch die Suche nach Sponsoren, die einen Kongress zusätzlich unterstützen, ist immer eine große Herausforderung.
Auch hier steht MAW den Kongressveranstaltern zur Seite:

  • bei der Erstellung des individuell abgestimmten Sponsoringkonzepts
  • bei der Akquise von Sponsoren
  • bei der reibungslosen Abwicklung der Agenden
  • bei der besonderen Betreuung dieser wichtigen Partnerfirmen

Nicht zu vergessen sind auch Richtlinien und Vorgaben aus den Bereichen Compliance, Ethische Standards, Antikorruption etc.

Bei diesen Aufgaben sind Organisationstalent, Genauigkeit, gute Planung und Flexibilität vor Ort gefragt!
Viele Details sind zu berücksichtigen, viele Fragen der Aussteller sind zu beantworten - die wichtigsten Schritte in Kürze:

  • Planung der Ausstellungsbereiche mit optimaler Raumaufteilung und Flächennutzung
  • Zuteilung der Standflächen für Sponsoren und Aussteller
  • Erstellen des Technischen Handbuchs mit allen relevanten logistischen und technischen Informationen sowie den Bestellformularen für Zusatzleistungen
  • Verrechnung der Bestellungen sowie zentrale Kontaktstelle für die Aussteller, Agenturen und Standbaufirmen in der Planungsphase und vor Ort
  • Überprüfung und Autorisierung der Standbaupläne
  • Koordination mit dem Kongresshaus, der Spedition und allen involvierten Partnerfirmen
  • Service Counter vor Ort während der gesamten Kongressdauer

Darüber hinaus bietet MAW Unterstützung bei:

  • Akquise von Inserenten für die Kongressankündigungen und Programme zur Teilfinanzierung des Programmdrucks
  • Koordination bei der Programmzusammenstellung sowie mit der Druckerei. Der Druck kann rasch und flexibel von der hauseigenen Druckerei Robidruck abgewickelt werden, www.robidruck.co.at
  • Zusammenstellung von Ärzte-Adressen sowie Abwicklung des Versands der kongressrelevanten Druckwerke. Der hauseigene und spezialisierte Adressenverlag der Ärztezentrale verfügt über laufend aktualisierte Adressen der österreichischen Ärzteschaft und kann ausländische/internationale Adressgruppen organisieren, www.aerztezentrale.co.at

Gemeinsam mit dem Team der Messebauabteilung bietet MAW in ganz Österreich und den Nachbarländern folgende Messebau-Leistungen an:

  • Standard-Messestände
  • Mietmöbel und Ausstattung für Messestände
  • Registratur-Pulte
  • Kongress-Beschilderung
  • Posterwände für die wissenschaftliche Posterausstellung zu einem Kongress
  • Koordination mit Partnerfirmen für Spezial- bzw. Design-Messestände im In- und Ausland